Lista płac to dokument księgowy, występujący w rachunkowości i potwierdzający naliczenie wypłat dla pracowników, wraz ze wszelkimi należnymi składkami płaconymi zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika. Jak prawidłowo ją sporządzić?
Lista płac jest również podstawą do prawidłowego stworzenia deklaracji podatkowej i dokumentów ubezpieczeniowych, służy również prawidłowemu zaksięgowaniu płac. Sporządzana jest z reguły co miesiąc, bo tak powszechnie rozlicza się wypłaty wynagrodzeń. Zgodnie z rozporządzeniem Ministerstwa Finansów, lista płac dla poszczególnych pracowników powinna zawierać:
- datę wykonania
- miesiąc, którego dotyczy
- nr stron
- wykaz nadgodzin pracownika
- dane pracownika, t.j. imię i nazwisko, adres, PESEL, NIP
- zapisy o wysokości podstawy wymiaru o odliczania składek i podatku
- zapisy o przyznanych prowizjach dla pracownika
- zapisy o wynagrodzeniu netto i brutto za dany miesiąc
- podpisy osoby sporządzającej i akceptującej
- zapisy o wysokości odprowadzonej zaliczki na podatek dochodowy w danym miesiącu
- zapisy o przyznanych nagrodach dla pracownika
- oznaczenie albo nazwę listy płac
- zapisy o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu przez pracownika
- zapisy o wysokości odprowadzonych składek ZUS-owskich w danym miesiącu
- nazwę pracodawcy
- zapisy o zwolnieniach chorobowych za dany miesiąc zgłoszonych przez pracownika
- zapisy o przyznanych premiach dla pracownika
Jeśli przedsiębiorstwo zatrudnia sporą liczbę pracowników, zazwyczaj „lista płac” zawiera zastawienia zbiorcze o wysokości wypłat pracowniczych, ilości odprowadzonych składek, o wysokości odprowadzonej zaliczki na podatek dochodowy, natomiast dane, które dotyczą poszczególnych pracowników przenoszone są na poszczególne „karty przychodów”.